Порядок внутрипроизводственного документооборота

Документооборот как элемент учетной политики Порядок внутрипроизводственного документооборота Порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета и, как следствие, исчисление налогооблагаемой базы во многом определяется содержанием первичных документов, в которых фиксируется факт их совершения. На сегодняшний день к оформлению первичных документов и регистров бухгалтерского учета предъявляются достаточно четкие требования. В частности, ст. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Учетная политика предприятия - это выбранная им совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности см. К способам ведения бухгалтерского учета относятся методы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, приемы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы учетных регистров, обработки информации и иные соответствующие способы, методы и приемы.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Под документопотоком потоком документной информации понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта. Внутренний документооборот организации осуществляется специалистами отдела делопроизводства, а при их отсутствии — секретарем. Обязанности по организации документооборота внутренних документов возлагаются на основе приказа руководителя. Рассмотрим вопрос о том, что представляют собой внутренние документы кредитной организации и почему их нельзя считать нормативными актами. Их юридическая природа не вполне понятна. В банковских законах они даже не упоминаются.

«Жизнь» любого документа на предприятии подчинена определенным правилам. Конкретный порядок документооборота каждое юрлицо. Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Порядок внутрипроизводственного документооборота». Также Вы можете бесплатно​. Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность.

Порядок внутрипроизводственного документооборота

Введение Бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики. Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, непосредственно затрагивает организацию документооборота, являющегося элементом учетной политики. В соответствии с п. Любая хозяйственная операция отражается в бухгалтерском и налоговом учете на основе первичного документа. Нет документа — нет расхода при налогообложении, нет отражения на счетах учета, а в итоге — нет права на вычет НДС. Попробуем разобраться, что представляет собой документооборот и как его правильно организовать. Некоторые главные бухгалтеры не уделяют должного внимания правилам формирования документооборота в организации. И напрасно. Ведь от того, как оформлен документ, вовремя ли он передан соответствующему подразделению организации, зависит не только точность составленного баланса, который отражает финансовое состояние организации, но и то, насколько правильно определена сумма подлежащих уплате в бюджет налогов. Формирование учетной политики предприятия. Разделы учетной политики рассматриваются в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое вступило в силу с 1 января 1999 г. Этим положением предусматриваются правила документооборота и технология обработки учетной информации как необходимый элемент учетной политики. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. При этом утверждаются: 1.

Электронный документооборот в бухгалтерском учете

Порядок внутрипроизводственного документооборота Электронный документооборот в организации Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра.

Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии. Приказ о переходе на электронный документооборот. Положение об электронном документообороте.

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика. Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе? Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели? Юридический электронный документооборот в компании.

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:. Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании. На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:. Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании.

Система должна позволять:. С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании. На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе. Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:. Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты.

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему. На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд бухгалтерского и налогового учета с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота. Многое зависит от таких нюансов, как:. Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

Учитывая степень важности кадровых документов в том числе при решении трудовых споров , при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись УКЭП. Применение иных видов электронной подписи простой или усиленной неквалифицированной может повлечь признание локальных актов компании недействительными. В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации.

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания , а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью. Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте.

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме. На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи ст.

Подробности узнайте в этом материале. Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки. Подробнее об этом см. В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время.

Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению приказ от Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет дистанционно. Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб финансовой, технической, юридической и иных.

В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне от контрагентов.

Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями. В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:. Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста исполнителя , но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса. Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект.

Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте положении, инструкции.

Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии Приказ о переходе на электронный документооборот Положение об электронном документообороте Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись? Анализ существующей системы работы с документами Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как: удобный механизм поиска; оперативный контроль на всех этапах работы с документом; возможность санкционированного редактирования и согласования.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота.

Система как минимум должна обеспечивать: входной и выходной регистрационный контроль документов; перевод бумажных документов в электронный вид их сканирование и распознавание ; обмен документами между структурными единицами компании; классификацию документов по группам; оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту; создание резервных и архивных копий; возможность управления правами доступа; решение иных задач.

Этап 3. Разработка регламента работы системы В регламенте: закрепляются основные правила работы системы; определяется список документов, участвующих в электронном документообороте; утверждаются их шаблоны и форматы; описывается технология перевода бумажных документов в электронные; детализируются правила доступа к документам; расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение.

Приказ о переходе на электронный документооборот Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором: указывается дата начала работы системы; закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации регламентов, инструкций, правил ; утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе; детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников; расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот выдержка : C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников. Положение об электронном документообороте Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее. Для этого нужно обеспечить п. Разграничить кадровые документы Кадровые документы делят на две группы: Формируемые в электронном виде. Создаваемые исключительно на бумаге. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год. Юридический электронный документооборот в компании Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно. Такая система позволяет: 1. Эффективно работать с претензиями и исками Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы: все исходные документы своевременно попадали исполнителю; шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование; была реализована возможность внесения корректировок; все этапы работы с документом можно было проследить; отслеживались сроки подготовки претензий и исков. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать: когда запрос получен исполнителем; сколько есть времени на его исполнение; дату отправки готового ответа.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс. Пять шагов к успешному документообороту Участники Сайдокум используют единую нормативно-справочную информацию.

Документооборот как элемент учетной политики

Рисунок 1. Состав документов бухгалтерского учета 2. Первичные бухгалтерские документы. Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты.

").f(b.get(["domainName"],!1),b,"h").w("

Схема - документооборот Cтраница 3 Внутрипроизводственная отчетность составляется, оформляется и представляется согласно внутренним положениям составления и представления отчетности, а также согласно схемам документооборотов Порядок сочетания учетных регистров, их внешний вид, последовательность записей в них, использование счетной техники, построение документов и схема документооборота характеризуют форму счетоводства, или форму бухгалтерского учета. На этой же стадии проектирования разрабатываются организация фондов и массивов первичных норм и нормативов, другое информационное обеспечение, включая классификаторы, коды и шифры. Завершается стадия технического проектирования разработкой требований к математическому и техническому обеспечению. Разработка технических проектов ведется по очередям. Схема документооборота в условиях функционирования АСУ четко разделяет источники формирования и получения документов. Основной процент в системе документооборота занимают документы, формируемые на ЭВМ. В системе управления формируются в основном документы, необходимые для нормального функционирования АСУ и содержащие данные, являющиеся входными по отношению к вычислительному центру, технически обеспечивающему процессы переработки информации.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Олег Брагинский. ТРАБЛШУТИНГ 110. Эффективный документооборот

Пять шагов к успешному документообороту

Порядок внутрипроизводственного документооборота Электронный документооборот в организации Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии. Приказ о переходе на электронный документооборот. Положение об электронном документообороте.

Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Система внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля. 4. Порядок проведения Разработка порядка документооборота. 5. План счетов. В регламенте документооборота определяется порядок отражения хозяйственной Остальные внутрипроизводственные информационные потоки (с.

Организация документооборота на предприятии Тема 2. Основы транспортной логистики.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Документооборот на предприятии: правила и принципы Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов. Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами.

Положение о документообороте организации. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. При большом количестве документов и приложений, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же заголовком и индексом дела.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Ева

    Бывают такие секунды, когда все решают минуты. И длится это часами. Финансово-половой кризис: открываешь кошелек, а там хуй Я Вас любил – деревья гнулись. Идет качок, бычается… “Грудь – это лицо женщины!” Раздевай и властвуй!

  2. Анна

    Ждём продолжения. Конечно, довольно утрированно, однако, личный опыт показывает нечто близкое к описуемому.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных