Как провести внутренний аудит в отделе кадров

Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению. Однако из положений п. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры. В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Порядок проведения внутреннего кадрового аудита 3 сентября 2015 Средний балл: 0 из 5 Вопрос Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно провести внутренний кадровый аудит. Заранее спасибо Ответ Аудит - это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций. Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Если желания привлекать сторонних специалистов нет, то возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы организации, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут "закрыть глаза" на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в. Как правильно в организации провести внутренний кадровый аудит. проверки определена, то руководителю отдела кадров остается. Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он Это позволит провести внешний аудит.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании. Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации. С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне. В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели. В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание. Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках об отпусках, больничных, прогулах и т. Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании. Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись.

При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации. С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели. В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках об отпусках, больничных, прогулах и т. Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи приемы, переводы, награждения , вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек.

Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений. Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись. Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании. Отчет можно разделить на два блока. В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка.

Пример из практики: По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации: Нет обязательных локальных нормативных актов. Нет документов по штатному расписанию. Нет графика отпусков. Отсутствуют табели учета рабочего времени. Нет обязательных кадровых журналов. Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.

Нет приказов по личному составу. Нет личных карточек работников. Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами. Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных. Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию. Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию. В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.

Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки. Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению.

В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям. Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки.

Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита.

Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

Парамонова В. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию. Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся: 1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет.

Порядок проведения внутреннего кадрового аудита

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации. С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы. Кроме того, целями аудита могут являться: - возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному; - сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства; - обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства; - повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда; - ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков. Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства , сроки как правило, от 2 недель до нескольких месяцев и состав комиссии 3 - 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т.

Внутренний аудит кадровых документов

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита? Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный. Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности. Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он Это позволит провести внешний аудит. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь. Это может быть юрист или начальник отдела кадров. По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные Например, целесообразно провести кадровый аудит: при смене.

Максименко, юрист Одним из основных элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности является управление трудовыми отношениями и их документальное оформление в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь. Несмотря на то что ведение кадрового делопроизводства - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности, не все уделяют этому вопросу должного внимания. Отдельные наниматели вспоминают об учете кадров и кадровой документации только при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов либо возникновении трудовых споров. В этих случаях прибегают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату.

Проводим внутренний кадровый аудит

.

Проверяем документацию кадрового подразделения

.

Кадровый аудит на примере организации

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Кадровый аудит. Пошаговый алгоритм действий.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Владислав

    прочитал — понравилось

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных