Журналы кадрового учета в организации

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2019 году Автор: Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи — к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Кто отвечает за кадровые документы организации В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер штатный или приходящий , либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель — насколько хватит времени и сил. Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы. Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Процесс делопроизводства по кадрам состоит из четырех направлений работы: оформление личных дел и карточек; ведение книг или журналов для учета документов; создание кадровых дел и номенклатуры дел; работа над факультативными не являющимися обязательными согласно закону актами. Личная карточка форма Т-2 и личное дело требуются для каждого официально оформленного работника. В отдельную папку собираются копии документов сотрудника, распечатка приказа о приеме, копия трудового договора и опись. Книги или журналы учета, которые необходимо оформлять: книга регистрации трудовых книжек, книга по учету бланков и вкладышей к ним; журнал для командировочных удостоверений; журналы для учета приказов и трудовых договоров завести желательно, но не обязательно. Все страницы в книгах и журналах пронумеровываются и прошнуровываются, скрепляются печатью. Приказы и все другие кадровые документы необходимо укладывать в отдельные папки или дела. В кадровые дела всегда включают: приказы по личному составу о перемещении персонала, о поощрении, отпуске без содержания, продолжительной командировке ; приказы по личному составу о взыскании, очередном или учебном отпуске, краткосрочной командировке ; нормативную документацию фирмы положения, инструкции, контроль рабочего времени.

Какие кадровые документы обязательно иметь компании для правильного ведения кадрового делопроизводства в году? Полный. Рекомендации по созданию системы документов кадрового учета. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны. Перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы. На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании.

Журналы кадрового учета в организации

Таблицы и схемы Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры трудовые, о полной материальной ответственности и др. Работают они и с другими документами. Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым. Можно выделить три группы документов: обязательные — документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду , документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, необязательные документы. В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников. Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами... На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля надзора , органами муниципального контроля. Согласно п. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду. При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы. Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим — при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

СРЕДИ НАШИХ КЛИЕНТОВ:

Форма большинства этих документов также унифицирована. Внутренняя служебная переписка Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации. Журналы учета и контроля Регистрационные журналы книги ведутся в организации для учета кадровой документации приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности. Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу силу доказательства , при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица: - журнал регистрации трудовых договоров; - журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; - журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; - журнал регистрации приказов о командировках работников; - журнал регистрации командировочных удостоверений; - журнал регистрации локальных нормативных актов; - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; - приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; - журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; - журнал выдачи справок по личному составу; - журнал учета больничных листов; - журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р.

А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению. Все ли документы обязательны? Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока: - обязательные, - рекомендованные, - зависящие от специфики организации.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала.

Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации.

Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании. Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия: Перечень необходимых кадровых документов.

Ведение кадрового учета

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом. Организация труда работников осуществляется путем принятия утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр. Коллективный договор соглашение носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон гл. Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний.

Кадровое делопроизводство

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06. Организация труда работников осуществляется путем принятия утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр. Коллективный договор соглашение носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон гл. Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем. Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2019 году

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Военно-учетный стол В оглавление В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации далее - ВУС.

Перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы. На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании. перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета. Журнал регистрации кадровых приказов. Цена: руб. Журнал учета командированных работников, прибывших в организацию. Цена: руб.

Форма большинства этих документов также унифицирована. Внутренняя служебная переписка Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля надзора , органами муниципального контроля Изменения 21. Выполнение требований трудового кодекса гарантирует защищенность сотрудников, а также порядок и легкость управления для руководства. Весь объем документов делопроизводства огромен, и подразделяется на несколько подгрупп. Каждая подгруппа выполняет свою задачу. Какие-то документы сопровождают деятельность предприятия в целом, другие решают частные задачи, внося свой вклад в общее дело. Комплект журналов кадрового делопроизводства, представленный на данной странице, относится к группе документов, отвечающих за учет и регистрацию в компании.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Ведение кадрового учета компании в соответствии с трудовым законодательством; Оформление ин. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда. Для учета движения кадров и кадровой документации используется специальный журнал. Он ведется работниками отдела кадров.

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Кадровый учет "с нуля"
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Агния

    И я с этим столкнулся.

  2. Милена

    аааабааалдееееть

  3. Милован

    Это мне не подходит. Кто еще, что может подсказать?

  4. nterathocstit

    Вы не правы. Пишите мне в PM, обсудим.

  5. dravmouhokott

    Давно хотел у вас спросить, автор, вы где живёте? В смысле города? Если не серкет:)

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных